Os softwares de gestão são verdadeiros aliados das empresas que desejam aumentar a sua produtividade, controle e a capacidade de entregar experiência ao cliente. Inclusive, a abrangência de tal tecnologia já foi tema do nosso #Blog e você pode acessá-lo por aqui a qualquer momento.
No home care essas ferramentas se transformam em uma solução ainda mais essencial às operações, pois viabilizam a segurança do paciente de forma ágil, integrada e sem falhas.
Na prática, os softwares de gestão home care atuam na modalidade SaaS (software como serviço), reunindo na nuvem uma aplicação capaz de resolver os desafios do negócio através de uma única plataforma. O processo ocorre com robustez, possibilidade de utilizar diversos recursos simultâneos, além da aptidão para a escalabilização.
Isso ocorre porque os recursos aplicados a diferentes etapas da cadeia de recebíveis do home care ficam disponíveis integralmente e a qualquer momento no software – claro, conforme regras de acesso para os colaboradores da empresa. Paralelamente, os gestores da organização pagam apenas pelo uso da ferramenta, sem se preocupar com a sua manutenção e modernização.
Mesmo que automação e o home care representem uma associação necessária no mercado atual, muitos fornecedores de SaaS ainda desprezam um contexto fundamental para que a tecnologia repercuta efeitos práticos realmente significativos nas empresas: o fator colaboração!
Neste artigo vamos abordar a importância do processo de implantação de um software de gestão para home care e como a cooperação entre fornecedor da solução e os colaboradores e gestores da empresa é indispensável para o sucesso dessa integração.
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O poder da tecnologia nos empreendimentos de saúde
Desde 1988, a Pesquisa Anual da FGVcia (FGV EAE/SP) apresenta dados importantes sobre Administração e Uso da TI (Tecnologia da Informação) nas empresas brasileiras.
Na sua última edição (34ª), elaborada com dados coletados até abril de 2023, o estudo identificou que os investimentos corporativos em tecnologia tendem a continuar crescendo, à medida que mais empresas percebem os benefícios de automatizar operações e de utilizar outras vantagens da inovação digital.
Segundo o documento, “a construção do futuro não é apenas fruto do avanço da tecnologia, mas de seu emprego como agente de transformação dos negócios. Cabe notar que a variação entre empresas é significativa e depende do setor de atividades e do nível de informatização da organização. Pesquisas de campo mostram que o nível de informatização da organização é fruto direto do reconhecimento da importância dessa ferramenta, o que, por sua vez, leva a um nível de serviço mais elevado. Pode-se comprovar que quanto mais informatizada a empresa, maior é o valor de ambos“.
É neste universo de potencial da informatização de automação, que os SaaS (Software as a service) estão inseridos no home care.
A mesma lógica da apresentação da FGV aplica-se para tais casos. Quanto melhor e mais abrangente é a integração da saúde com as chamadas TIC (Tecnologia de Informação e Comunicação), maior a capacidade dos negócios desse segmento em trocar, transformar e interpretar dados disponíveis nos diferentes sistemas. Há, portanto, um avanço enorme na entrega de serviços em saúde para pacientes e para a sociedade.
Nesse contexto, as informações de qualquer empreendimento de saúde, quando compartilhadas de maneira conectada, rápida e com respeitos às regulações, transformam-se em ativos catalisadores da segurança do paciente. O foco passa a ser orientado para a atenção ao paciente.
O relatório da FGV aponta ainda que os estudos sobre a associação do setor da saúde às TIC ocorreram, sobretudo, a partir de 2004, nos EUA, através da discussão sobre o registro eletrônico de saúde e depois o prontuário eletrônico.
A partir daí, o incentivo para essa conexão se deu de forma cada vez mais natural, visto que várias pesquisas apontaram que, quando bem implantadas, essas tecnologias resultam no aprimoramento da qualidade na prestação de serviços de saúde, na otimização da segurança e na eficiência no atendimento ao paciente.
Ao optar pela integração tech + health, as empresas de saúde passam a contar com com processos mais integrados e mais dinâmicos. Podem, inclusive, ter acesso a recursos de Inteligência Artificial nos seus sistemas, acelerando tarefas repetitivas e onerosas para as equipes de trabalho – como, por exemplo, cadastro de informações, faturamento, gestão de escalas, etc.
De maneira corroborada com a pesquisa anterior, uma previsão do Gartner também indica que a implementação de novas TI (tecnologia da informação), como os softwares de gestão para home care, podem contribuir para uma redução de até 40% dos custos das operações de saúde nos próximos anos.
Para isso, como já dissemos no início deste artigo, a implantação deve ser adequada, representando uma das fases mais sérias da aquisição de um software de gestão home care.
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O que é o processo de implantação de um software de gestão home care?
Imagine que você tenha adquirido um forno moderno para a sua cozinha. Neste cenário, a aquisição do eletrodoméstico se compararia à compra de um software de gestão para o home care.
Entretanto, para que o forno opere de maneira satisfatória, demanda, primeiro, o cumprimento de diversas fases, como o transporte até a sua residência, posicionamento no local adequado, checagem e conexão à saída de gás, entre outros passos. Todo o processo para tornar o forno funcional e integrado ao seu ambiente doméstico representa o que se chama de implantação.
Vamos continuar nesse exercício análogo – inicialmente, você precisaria receber o forno e desembalá-lo (configurações iniciais do software), ajustando as configurações do objeto de acordo com as suas preferências (algo equivalente a personalizar configurações no software).
Depois, garantiria que o forno se conectasse corretamente à fonte de energia (integração com outros sistemas) e utilizaria um manual de instruções para fazer isso da maneira correta (treinamento no software). Por fim, observaria como o forno funciona e como se adaptou à sua rotina.
Nesse cenário hipotético, a introdução do forno na cozinha, que demanda esforços para integrá-lo harmoniosamente à sua casa, poderia ser comparada à etapa de implantação de software.
Podemos, ainda, compreender a implantação através de outro exemplo prático: imagine que a sua empresa tenha adquirido uma nova ambulância.
Para usar o veículo, o home care precisaria seguir alguns protocolos prévios, como viabilizar a sua adesivação e o emplacamento (configurações iniciais do software), garantir treinamento aos motoristas e profissionais de saúde para que seguissem condutas especificadas pela empresa e em consonância com a legislação (algo equivalente a personalizar configurações no software).
Depois disso, a etapa de conferência dos equipamentos internos da ambulância poderia representar a integração com outros sistemas, visto que o veículo comporta diversos itens de saúde, como sinalizador acústico e ótico, maca com rodas, suporte para soro, cilindro de oxigênio, entre outros, e todos têm que funcionar em harmonia. Por fim, executar rodadas testes de uso do produto junto com os profissionais representaria a etapa de treinamento do software. Já o primeiro ciclo de operação da ambulância, com checagem das rotas e o devido gerenciamento dos seus indicadores, estaria associado ao suporte, que adapta o software às necessidades do cliente à medida que ela usa o serviço.
Nesse contexto prático voltado às empresas de saúde, a implantação envolveria os procedimentos iniciais que possibilitaram a inserção da ambulância como diferencial da organização home care, desde as pesquisas pelo produto no mercado, até a escolha da marca, adequação do espaço na garagem e afins.
Portanto, a implantação se propõe a adequar o produto à realidade do seu home care, regulando as demandas específicas e personalizando o modelo de atuação do software, bem como decidindo quais recursos devem ser disponibilizados.
Nada mais é do que a fase na qual especialistas da empresa fornecedora da tecnologia reúnem-se com o cliente que adquiriu a plataforma, para alinhar as configurações do SaaS conforme as necessidades do home care e para garantir que ele funcione corretamente, em sua melhor performance.
Em resumo, a implantação de um software de gestão no home care refere-se a um procedimento de fazer com que essa ferramenta se integre suavemente à rotina da empresa, tornando a gestão mais eficiente e organizada.
Qual a importância do fator colaboração para a implantação de um software de gestão no home care?
Aqui, fazemos um alerta inicial! Se, na sua pesquisa por um software de gestão home care, o fornecedor não aborda a existência de etapas colaborativas de implantação, fases com encontros entre o time de tecnologia e sua equipe para adequação da ferramenta… corra, é cilada!
Todo SaaS depende da implantação para cumprir o seu propósito. Por sua vez, a implantação só é bem realizada quando a empresa home care contribui ativamente para a associação da ferramenta ao dia a dia do negócio.
Somente os colaboradores e gestores de uma empresa home care sabem as dores exatas das operações corporativas, o que precisa ser otimizado, quais processos da cadeia de recebíveis apresentam falha, quais são as maiores demandas dos clientes e convênios, etc.
Portanto, é evidente a essencialidade da colaboração entre agentes fornecedores da tecnologia e dos profissionais do home care.
Nessa perspectiva, os gestores de home care apresentam uma compreensão profunda das exigências específicas do setor e das nuances das práticas de cuidado em ambiente domiciliar.
Ao colaborar estreitamente com os fornecedores de SaaS, asseguram ainda que o software seja adaptado de maneira precisa para atender aos desafios únicos do segmento. Há uma otimização de processos, melhoria da eficiência operacional e aprimoramento da qualidade dos serviços prestados.
O trabalho conjunto também é imprescindível para uma implementação de software bem-sucedida, visto que a troca contínua de informações entre os gestores de home care e os fornecedores de SaaS permite a personalização do produto, bem como o seu compromisso com atualizações tecnológicas.
Se por um lado o cliente precisa estar disposto a participar ativamente desse processo de implantação, por outro o fornecedor do software deve estar disponível para analisar as sugestões do consumidor, incluí-las na modelagem do produto, além de atualizar tais demandas junto com as transformações do mercado.
O SpinCare, por exemplo, é um dos softwares de gestão que mais se destaca na indústria exatamente por conseguir personalizar sua solução de acordo com os casos concretos.
Assim, a cooperação facilita a identificação de possíveis obstáculos durante a implantação, possibilitando ajustes em tempo real e uma transição suave.
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3 mitos acerca do processo de implantação de um software de gestão home care
A implantação de um software de gestão é frequentemente envolta em mitos que podem prejudicar a compreensão adequada desse processo fundamental para empresas modernas.
Mito 1: É possível contar com uma implantação adequada sem a colaboração do cliente
Pensar que a implantação é um processo unilateral, executado exclusivamente pelo fornecedor de software é um equívoco comum. Na realidade, a participação ativa e colaborativa do cliente é vital para a atividade.
A empresa que contratou o software possui um conhecimento íntimo de suas operações e necessidades específicas, sendo peça-chave para garantir que o software seja configurado de maneira personalizada e alinhada aos objetivos da organização.
Mito 2: A implantação demanda muito tempo da empresa que contratou o software
Outro mito prejudicial ao processo de implantação é a ideia de que ele seja demorado e cansativo para a empresa.
Embora seja verdade que a implantação requer tempo e planejamento cuidadoso, os encontros são otimizados, agendados de acordo com a disponibilidade da empresa e com pautas específicas. Tudo isso para minimizar interrupções significativas e para transformar a colaboração em uma tarefa pedagógica e proveitosa.
A implementação eficaz se dá quando a colaboração entre a equipe de implantação e a empresa cliente visa garantir uma transição suave e rápida para o novo sistema.
A implantação não precisa de procedimento
O terceiro mito destaca a falsa crença de que a implantação é um processo que pode ser conduzido sem um procedimento estruturado.
Ao contrário, seguir uma metodologia bem definida é crucial para o sucesso da implantação. Isso inclui avaliação prévia das necessidades, planejamento detalhado, testes rigorosos e treinamento adequado dos usuários.
Ignorar esses passos pode resultar em problemas significativos e comprometer a eficácia do software de gestão.
SpinCare – o único software de gestão que conta com implantação e suporte do início ao fim!
Sabendo da importância da transformação digital para o segmento da saúde e da necessidade de uma implantação adequada para que um software de gestão home care funcione corretamente, o SpinCare desenvolveu um processo de suporte integral ao cliente.
Ao contratar o SpinCare, que, atualmente, é a maior referência em tecnologia SaaS do mercado, o home care tem acesso a um procedimento de implantação estruturado, dividido de acordo com as etapas da cadeia de recebíveis desse negócio.
Dessa forma, a implantação SpinCare conta com a assistência técnica de profissionais capacitados desde o primeiro contato do cliente até a finalização da instalação do software, quando os especialistas passam a acompanhar o cliente de maneira individualizada e permanente.
Veja as etapas da implantação do SpinCare na prática:
- KickOff (começo): reunião inicial com a equipe de implantação e o cliente. Aqui ocorre a apresentação do time de suporte e do cronograma do processo, a definição dos responsáveis direto pela implantação e do canal de comunicação a ser utilizado pelo cliente, além do alinhamento de expectativas e objetivos com a aquisição do software. Também são apresentadas e discutidas as agendas de treinamento necessárias à implantação.
- Etapa cadastral: reunião para iniciar os cadastros, configurações, parametrizações e fazer o reconhecimento das regras de negócios da empresa home care.
- Etapa migração de dados: etapa mais técnica do processo que consiste na importação dos dados mais volumosos para o sistema novo. No home care, as maiores tabelas são as relacionadas aos pacientes, profissionais, serviços, equipamentos, fornecedores e produtos (materiais, medicamentos, soluções e dietas). A importação dos dados economiza tempo do time de cadastros, que passa a poder se dedicar às configurações de regras de negócio.
- Etapa operacional: etapa de implantação dos fluxos relacionados ao paciente e aos profissionais de atendimento (escalas e prontuário), implantação dos fluxos da gestão de suprimentos, faturamento e financeiro. Compreende a fase de ajustar e testar todas as informações que refletem na eficiência operacional da organização.
- Etapa de gestão: definição e apresentação dos relatórios e indicadores a serem utilizados para acompanhar o desempenho da empresa.
- Etapa de “virada”: realização do Teste Piloto e formalização da implantação. No Teste Piloto os usuários precisam mostrar para o fornecedor, e, principalmente, para seus colegas de equipe que sabem como o software funciona e estão prontos para iniciar o uso do sistema novo
- Etapa de Repasse para o Suporte final: reunião para apresentação da equipe de suporte final que seguirá com os atendimentos ao cliente mesmo após o processo de implantação.
Com o SpinCare a gestão do seu home care é automatizada de forma personalizada, com acompanhamento técnico durante toda a sua operação.
Veja o que diz nossa especialista:
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