Você já parou para pensar em como o controle de estoque da farmácia na sua empresa de home care pode afetar o desempenho de todo o negócio?
Uma gestão de estoque ineficiente prejudica não só a saúde financeira da empresa mas também pode levar a erros e prejudicar consideravelmente a qualidade do serviço prestado.
Se esse é um problema que você quer corrigir ou, melhor ainda, evitar, esse artigo tem as dicas certas para te ajudar.
Vamos nessa?
Como o controle do estoque da farmácia afeta meu home care?
Quando você não consegue ter um controle eficiente da farmácia do seu home care pode acabar perdendo dinheiro com medicamentos vencidos.
No entanto, também perdendo tempo na hora de organizar os materiais para os profissionais que vão trabalhar in loco, gastando mais ao fazer pedidos urgentes e em quantidades erradas, entre outras coisas.
A verdade é que ao não ter um controle eficiente do estoque e da logística da farmácia do seu negócio, você abre margem para uma série de erros que podem custar muito caro, e não estamos falando apenas de dinheiro.
Levando tudo isso em consideração, você deve estar se perguntando:
Como diminuir esses efeitos negativos e maximizar minha margem de segurança, sem perder dinheiro?
Nós separamos algumas dicas que vão te ajudar:
1. Quem planeja, paga menos
Com um acompanhamento próximo e eficiente do estoque, você tem tempo e margem para negociar compras e entregas mais interessantes com os fornecedores.
Comprar em maior quantidade ou com prazo de entrega maior são ótimas formas de conseguir barganhar valores melhores.
Além disso, a constância de pedidos vai fazer com que seus fornecedores confiem e apreciem fazer negócios com você e aumentem, naturalmente, o prazo para pagamento das compras.
2. Como controlar o estoque da farmácia e fazer reposição de medicamentos
Quando pensamos em manter um estoque eficiente, precisamos responder basicamente três perguntas:
01. Quanto comprar?
02. Quando comprar?
03. Para quanto tempo?
Mas, para ter respostas realmente assertivas para essas perguntas é necessário olhar para os dados de consumo e orçamentos aprovados da sua empresa de home care e fazer algumas análises estratégicas.
Existem algumas fórmulas que nos ajudam a organizar essas análises.
São elas:
Curva ABC
É uma fórmula que classifica o estoque com base em custos e saídas unitários de cada produto.
Ele deve ser feito com base no seu histórico de consumo.
Categoria A: são os produtos com alto custo e alto giro. Eles costumam representar 15% dos produtos em estoque, mas representam 70% de todo custo estocado. São poucos produtos, mas todos muito caros.
Categoria B: produtos de custo e rotatividade intermediários. Representam 30% dos produtos em estoque e 20% dos custos.
Categoria C: itens mais baratos e com menor número de saída. Ficam com 75% do estoque e 10% dos custos. São muitos produtos, mas quase todos eles muito baratos.
Estoque de segurança
Em suma, é o cálculo que determina qual o estoque mínimo de segurança você deve ter de cada produto para garantir que ele não falte.
Sua fórmula é:
Saída média diária x prazo de entrega do fornecedor = estoque mínimo necessário
Veja um exemplo:
Se após o pedido seu fornecedor demora 4 dias para entregar o produto e sua saída diária daquele produto é de 6 unidades por dia, a conta ficaria assim:
6 (saída diária) x 4 (dias para a entrega) = 24 unidades no estoque de segurança
Nesse caso, seu estoque de segurança, para garantir que o produto não falte, é de, no mínimo, 24 unidades.
Em suma, como o próprio nome fala, esse é o estoque mínimo para garantir que você não fique sem o medicamento.
Por isso, quando chegar a essa quantidade já está na hora de fazer um novo pedido.
Ponto de Pedido
O ponto de pedido é o nível de estoque no qual um pedido de reposição deve ser feito automaticamente junto ao fornecedor.
Por exemplo, em empresas nas quais o controle de estoque já é mais desenvolvido, quando um item chega a este nível, é feito um novo pedido automaticamente.
Assim, é garantido que a mercadoria em questão não fique em falta e que não haja perda de vendas por conta disso
Seu cálculo é:
Ponto de pedido = média de consumo das mercadorias por dia x tempo de reposição das mercadorias em dias + estoque mínimo
Dias de medicamento restante
Essa fórmula serve para calcular sua capacidade de atendimento e, novamente, deve ser feita por medicamento.
Seu cálculo é:
Estoque atual / Saída média diária = dias de medicamento restante
3. A organização é a mãe da agilidade
De nada adianta ter todos os medicamentos certos, nas quantidades necessárias, se ninguém sabe onde eles estão.
Com o estoque bagunçado, seus profissionais demoram mais tempo para organizar os insumos que precisam para seu dia de trabalho e na correria podem até mesmo esquecer de medicamentos cruciais para os cuidados do paciente.
Contudo, existe outro fator crítico da falta de organização do estoque é que você pode acabar deixando medicamentos vencidos simplesmente por não saber o que devia estar sendo usado primeiro.
Existe uma regra bem comum que ajuda a guiar toda a organização do estoque.
Ela atende pela sigla PEPS e significa Primeiro que Entra, Primeiro que Sai, seu objetivo é manter o estoque da farmácia organizado de tal forma que os medicamentos com data de validade mais próxima sejam usados antes dos demais, em ordem decrescente.
Por isso, esse ajuste é extremamente simples, mas pode te salvar de muita dor de cabeça.
4. Tenha uma boa relação com os fornecedores
Por mais que você siga todas as dicas anteriores e mantenha o estoque da farmácia do seu home care 100% organizado, imprevistos acontecem.
É nessa hora que ter um bom relacionamento com os seus fornecedores pode fazer toda diferença.
Então, tenha uma lista de contatos com que você sabe que pode contar caso se encontre em falta de um medicamento importante.
Também é sábio ter um plano B, caso seus contatos por algum motivo não funcionem.
Por consequência, parcerias com farmácias locais podem ser uma boa saída para esses casos.
5. Invista em tecnologia
A essa altura do campeonato você já deve estar pensando, essas dicas são úteis e tudo, mas como eu faço para controlar tantos fatores?
A gente sabe que planilhas e papéis podem se perder facilmente.
Por isso, nossa dica é que você invista em um sistema de controle de estoque que seja eficiente e intuitivo.
E que, de preferência, te ajude a controlar outras áreas da empresa, já que assim você vai estar de olho no sistema sempre e não só quando for parar para pensar e organizar o estoque da farmácia.
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Entre outros módulos, o controle de estoque da farmácia é uma das funções mais populares.
Ele apresenta funções como:
- Múltiplos locais de estoque;
- Movimentações, controles e economia de dinheiro;
- Rastreabilidade dos produtos em todas as etapas que houver movimentação (da entrada da nota fiscal até a beira do leito do paciente);
- Cadastro de kits;
- Controle das devoluções;
E muito mais.
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