Como já vimos por aqui, o potencial de um gerenciamento global e completo no home care é enorme. Mas, você sabe o que significa na prática adotar um sistema de gestão integrada nos negócios de assistência domiciliar?
Investir nas interações tecnológicas possibilitadas pela transformação digital é um importante passo para empresas que desejam se destacar e se manter no mercado.
Isso porque é através da automação e da condensação de processos, informações e dados em um só local que as organizações passam a ter mais clareza sobre sua operação, inclusive, sobre pontos de melhoria. É o que chamamos de gestão 360º, holística ou de ponta a ponta.
Para que ela seja efetivamente implementada, é necessário um esforço em algumas frentes simultaneamente: inovação, cultura organizacional, liderança e engajamento – dos times de profissionais e dos colaboradores.
Embora seja uma tarefa desafiadora, vamos te mostrar que as etapas para a sua adoção podem se tornar menos complexas quando guiadas pelas parcerias e pelos serviços corretos.
Assim, neste artigo, vamos conversar mais sobre porque essa deve ser uma preocupação do seu home care e como escolher o software adequado para realizar a integração de sistemas e funcionalidades dos cuidados domiciliares.
Afinal, o que é um sistema de gestão integrada na saúde?
Em linhas gerais, os sistemas de gestão integrada na saúde representam uma abordagem voltada à compreensão de um negócio como um todo.
Podem ser também chamados pela sigla SGIS, além de reconhecidos pelo potencial de integrar e coordenar diversos aspectos da gestão em organizações de saúde.
O objetivo principal dessa estratégia é melhorar a eficiência, a qualidade e a segurança dos serviços de saúde, além de garantir o cumprimento das regulamentações e normas aplicáveis.
Para isso, a tecnologia, normalmente um software, desempenha um papel fundamental. É através da capacidade de condensar em uma única ferramenta, hospedada em nuvem, outros sistemas, aplicativos e funcionalidades necessárias ao bom andamento de um negócio que se torna factível gerenciar uma cadeia de recebíveis de ponta a ponta.
Por exemplo, podemos pensar em um software de gestão que consiga trabalhar ao mesmo tempo e em conjunto a uma plataforma CRM (Customer Relationship Management), ou que também importe e/ou exporte as tarefas relacionadas ao financeiro, como notas fiscais ou boletos bancários.
As possibilidades para essa integração são diversas e dependem do alcance do software principal, mas é importante que esse modelo de gestão se atente para alguns pontos críticos desses negócios:
- Gestão de Qualidade
- Gestão de Riscos
- Gestão de Recursos Humanos
- Gestão de Processos
- Gestão da Informação
- Conformidade Regulatória
- Segurança do Paciente
- Melhoria Contínua
- Sustentabilidade Financeira
A implementação bem-sucedida de um Sistema de Gestão Integrada na Saúde requer liderança estratégica, comprometimento de toda a equipe, investimento em tecnologia e uma abordagem holística para a prestação de cuidados de saúde. Ao integrar esses componentes, as organizações de saúde podem melhorar a experiência em cuidados e tratamentos.
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Qual a especificidade de um sistema de gestão integrada para o home care?
Um sistema de gestão integrada (SGI) para o home care é projetado especialmente para atender às necessidades e peculiaridades da prestação de serviços de saúde no ambiente domiciliar.
Ainda que com o mesmo objetivo (otimizar a eficiência operacional), as especificidades desse modelo de negócio se traduzem em várias características e considerações que distinguem um SGI para o home care de sistemas de gestão utilizados em outros contextos de saúde ou setores. É o caso por exemplo de:
1) Foco na prestação de cuidados domiciliares:
O SGI para o home care é projetado para gerenciar todos os aspectos dos cuidados de saúde prestados no ambiente domiciliar, incluindo o registro das visitas de enfermagem, assistência médica, terapia, cuidados paliativos, entre outros serviços específicos. É o caso da entrega e retirada de produtos e equipamentos, até a gestão do estoque beira-leito.
2) Coordenação com equipe móvel:
Os profissionais de saúde que trabalham no home care geralmente estão em movimento e visitam pacientes em suas casas.
O SGI deve permitir o gerenciamento eficaz da equipe, a gestão de escalas como um todo, desde o agendamento e o controle de cada uma das visitas, com acesso a informações atualizadas e em tempo real dos pacientes, a comunicação com os profissionais de forma efetiva, alertas sobre atraso ou trocas, etc.
3) Avaliação de ambiente domiciliar:
Um SGI para o home care pode incluir ferramentas para a avaliação do ambiente domiciliar, garantindo que ele seja seguro e adequado para os cuidados necessários.
Isso pode envolver a identificação de riscos e adaptações necessárias, assim como o registro de imagens (fotos) do ambiente para o processo de captação e avaliação ambiental de uma forma estruturada.
Há ainda a possibilidade de realizar uma integração com o sistema de pendências e alertas, contribuindo para aumentar a segurança do paciente na etapa de implantação.
4) Comunicação remota:
Dado que parte da equipe pode estar em locais distintos, a comunicação remota é fundamental. O SGI deve oferecer suporte a comunicações eficazes por meio de dispositivos móveis e plataformas de telemedicina, permitindo consultas virtuais quando apropriado.
Além disso, precisa garantir a disponibilidade dessas informações. Ou seja, assegurar que elas possam ser acessadas quando necessário.
A integração a um chatbot ou ainda ao chatGPT é outro benefício relacionado à comunicação remota que se torna viável em um SGI.
Referência de inovação no mercado, o software SpinCare está desenvolvendo esses 2 recursos para oferecer ao cliente final uma comunicação uniforme entre operação, colaboradores e pacientes.
5) Gerenciamento de equipamentos e suprimentos:
O home care envolve o uso de equipamentos e suprimentos médicos em casa. Por isso, um sistema de gestão integrada irá auxiliar a coordenação dessas informações, permitindo o rastreamento e o gerenciamento adequado desses recursos, incluindo a reposição, manutenção e calibração sempre que necessário.
6) Gestão de cronogramas, roteiros e escalas:
O agendamento de visitas e a otimização de rotas são fundamentais no home care. O SGI deve apoiar a criação de roteiros eficientes para maximizar a eficiência da equipe e, consequentemente, do negócio.
As escalas também precisam de atenção especial, visto que podem sofrer alterações constantes e devem ser elaboradas para melhor atender ao paciente. É necessário maleabilidade e agilidade para alocar as equipes e, quando necessário, alterá-las.
Um paciente não pode correr o risco de não ser atendido, independente do motivo de não comparecimento do profissional. Essa é uma responsabilidade da gestão do home care
7) Documentação de cuidados:
A documentação precisa e detalhada dos cuidados prestados é essencial no home care. O SGI deve permitir que os profissionais de saúde registrem informações relevantes de forma eficaz e segura, seguindo o plano de cuidados e armazenando prontuários eletrônicos fidedignos e acurados.
8) Faturamento:
Um bom sistema de gestão integrada (SGI) para o home care permite ao gestor realizar o faturamento de maneira automática ou, ao menos, com a conferência dos dados corretos para a operação.
Dessa forma, uma vez que o SGI otimiza todas as etapas da cadeia de recebíveis de um negócio, reflete também no correto faturamento da operação. Não ocorrem incidências de falhas humanas, atraso nos prazos para faturar os serviços e nem sequer falta de alinhamento nas cobranças. O SGI dá segurança à empresa, tornando os processos previsíveis.
9) Recebimento e gestão das glosas:
A gestão de glosas é mais efetiva nas empresas que investem em um SGI para home care por dois motivos principais: o primeiro está relacionado ao fato da mitigação das próprias glosas, sobretudo das administrativas, por afastamento de erros humanos e de cadastro com a automatização proposta por esses softwares.
O segundo refere-se propriamente ao gerenciamento das glosas, visto que o sistema integra faturamento, identificação de pagamento e cobrança pelos atrasos. Todo o processo fica uniforme e conciso.
10) Pagamento dos profissionais e fornecedores:
Essa também é uma tarefa abrangida por um sistema de gestão integrada. Além do software fornecer as informações sobre o assunto, auxilia o gestor a executar os processos de pagamento de profissionais e fornecedores de maneira organizada, através de uma única plataforma.
Através de um sistema de gestão integrado os dados ficam armazenados em um lugar comum, não demandando acesso a diversas fontes diferentes.
11) Fluxo de Caixa e Conciliação bancária:
O fluxo de caixa é o que permite à empresa ter um maior controle financeiro e planejamento das finanças.
Ao compilar os registros de todos os recebimentos e pagamentos, além das saídas e entradas concretas e as previstas, o SGI no home care torna a tarefa de acompanhamento dessas funções mais prático.
Já na conciliação bancária, as contas correntes e a escritura contábil da organização aparecem lado a lado, para que o gestor encontre alguma possível discrepância. No SGI esse processo também é otimizado, visto que as informações estão em uma plataforma só.
12) Decisão baseada em dados:
A partir de um sistema de gestão integrada, que registra e armazena todos os dados importantes de um negócio, as empresas passam a ter uma base analítica para as suas tomadas de decisão.
Abandona-se, assim, os achismos, opinião e a intuição, substituindo-os por relatórios estratégicos capazes de comparar e agrupar informações reais da operação do home care.
13) Acesso seguro a dados do paciente:
Essa questão é uma das principais preocupações de negócios de saúde atualmente. A segurança e a privacidade dos dados do paciente são críticas e devem seguir a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
O SGI deve contar com medidas de segurança robustas para proteger as informações de saúde dos pacientes.
Em resumo, um sistema de gestão integrada para o home care visa melhorar a coordenação da equipe, a qualidade dos cuidados, a eficiência operacional e, principalmente, a segurança dos pacientes.
Como implementar um sistema de gestão integrada no seu home care no início de 2024
Os sistemas de gestão integrada dependem sobretudo da tecnologia adequada. Nesse sentido, alguns pontos devem ser levados em consideração para a escolha de um software capaz de implementar essa abordagem, como:
- Funcionalidade abrangente: O software deve oferecer uma ampla gama de funcionalidades que atendam às necessidades do home care. Faça uma lista de quais são as da sua empresa!
- Facilidade de uso: O software deve ser intuitivo e fácil de usar, seja para a gestão como para os profissionais de saúde que o utilizarão no campo. Uma interface amigável é fundamental para garantir que a equipe adote o sistema com facilidade.
- Acessibilidade móvel: Dado que os profissionais de saúde no home care estão frequentemente em deslocamento, o software deve ser acessível por meio de dispositivos móveis, como smartphones e tablets. Além disso, os prontuários e informações do paciente precisam ser acessadas e atualizadas de qualquer lugar.
- Segurança e conformidade: A segurança dos dados do paciente é crítica. Certifique-se de que o software atenda às normas e regulamentos de segurança de dados e que ofereça recursos de proteção de dados, como criptografia e controle de acesso.
- Integração com sistemas externos: O software deve ser capaz de se integrar com outros sistemas usados no home care, como sistemas de agendamento, sistemas de compras e de faturamento, convênios e operadoras de saúde, etc.
- Suporte técnico e treinamento: Verifique se o fornecedor do software oferece suporte técnico confiável e treinamento adequado para sua equipe. O suporte pós-implementação é fundamental para resolver problemas e garantir o bom funcionamento do sistema e do seu negócio.
- Personalização e escalabilidade: O software deve permitir certa personalização ou contratação de funcionalidades para atender às necessidades específicas da sua empresa home care. Além disso, ele deve ser escalável para acompanhar o crescimento da sua organização.
- Relatórios e análises: Recursos robustos de geração de relatórios e análises são importantes para acompanhar o desempenho do negócio, da sua equipe, avaliar a qualidade dos cuidados e tomar decisões baseadas em dados.
- Custo e orçamento: Considere o custo total de propriedade, incluindo taxas de licenciamento, custos de implementação e manutenção contínua. Certifique-se de que o software se encaixe no orçamento e no crescimento da sua organização.
- Avaliações e referências: Faça uma pesquisa detalhada, leia avaliações de outros usuários e peça referências de organizações de home care que já utilizam o software. Isso pode fornecer informações valiosas sobre a eficácia do sistema.
- Atualizações e desenvolvimento contínuo: Verifique se o fornecedor do software está comprometido com o desenvolvimento contínuo, como melhorias e a atualização do sistema para atender às mudanças nas necessidades do seu home care e às regulamentações em evolução no mercado.
SpinCare: o software de gestão mais completo do mercado para integrações no home care
O SpinCare é o software de gestão home care mais completo do mercado! Através da plataforma, a empresa de assistência domiciliar possui um controle sobre todo o seu ciclo de recebíveis, automatizando cada uma das suas etapas de operação.
Embora existam outros sistemas de gestão neste segmento, o SpinCare se diferencia por possuir funcionalidades nativas completas, por entregar desenvolvimento contínuo assinado pela Pulsati – gigante da tecnologia, e por apresentar uma integração variada de sistemas.
Além disso, oferece suporte técnico próximo e contínuo, para que cada um de seus clientes use a plataforma em toda a sua abrangência e de acordo com as necessidades de cada caso.
Diferente de muitos concorrentes, o SpinCare consegue integrar inúmeros outros sistemas, como:
- SpinCare + Portal de Compras > para comprar melhor
- SpinCare + Nota fiscal e boleto > para ter menos retrabalho / reduzir trabalho operacional.
- SpinCare + BI (Business Intelligence) > para tomar melhores decisões
- SpinCare + Contabilidade > para ser mais eficiente e rápido na gestão das informações.
A integração de sistemas tem revolucionado o cenário do home care e possibilitado a inauguração de uma nova era de cuidados de saúde: mais personalizados, eficientes e compassivos.
As dores do passado são exponencialmente substituídas por soluções inovadoras que capacitam equipes multidisciplinares a oferecerem um atendimento excepcional, garantindo a máxima qualidade de vida para os pacientes em seus lares.
O SpinCare se destaca nesse sentido, por usar a tecnologia como vetor preponderante para o desenvolvimento de serviços de saúde, cada vez mais pautados na experiência do paciente e no seu bem-estar.
Solicite uma demonstração do SpinCare e integre sistemas no seu home care como nunca antes!
