Contratou o SpinCare? Conheça as etapas da implantação do software!

Acabou de contratar o SpinCare? Este conteúdo é para você! Por aqui vamos abordar todas as fases da implantação do software, além de explicar como nosso time de especialistas irá acompanhar o seu negócio durante toda essa jornada. 

A etapa de implantação ocorre logo após a aquisição do produto e se propõe a adequá-lo à realidade do seu home care, regulando as demandas específicas e personalizando o modelo de atuação do software, bem como decidindo quais recursos devem ser disponibilizados na plataforma. 

Trata-se, assim, da fase de alinhamento, na qual os profissionais da SpinCare têm encontros otimizados com você e a sua equipe para realizar as configurações do SaaS (Software as a Service) conforme as necessidades da sua empresa, garantindo que a tecnologia funcione corretamente, em sua melhor performance. 

Em resumo, a implantação do software de gestão no home care representa o procedimento de fazer com que essa ferramenta se integre suavemente à rotina da organização, tornando a gestão mais eficiente e organizada.

Para que um software de gestão transforme a realidade das empresas depende do sucesso da implantação. Por sua vez, a implantação só é bem-sucedida quando conta com o fator “colaboração”, entre o fornecedor da tecnologia e o cliente. Vamos juntos? 

 Como ocorre a implantação do software SpinCare? Conheça seus 6 passos. 

Sabendo da importância da transformação digital para o segmento da saúde e da necessidade de uma implantação adequada para que um software de gestão home care funcione corretamente, o SpinCare desenvolveu um processo de suporte integral ao cliente. 

Ao contratar o SpinCare, que, atualmente, é a maior referência em tecnologia SaaS do mercado, o home care tem acesso a um procedimento de implantação estruturado, dividido de acordo com as etapas da cadeia de recebíveis desse negócio. Para cada etapa: uma nova diretriz de implantação, claro, com auxílio técnico, testagem e adaptação. 

Dessa forma, a implantação SpinCare conta com a assistência técnica de profissionais capacitados desde o primeiro contato do cliente até a finalização da instalação do software, quando os especialistas passam a acompanhar o cliente de maneira individualizada e permanente. 

Você e o seu negócio estão assistidos por uma equipe técnica responsável por fazer com que o SpinCare seja implementado com naturalidade na empresa, abrangendo todas as necessidades e dores da organização. 

Veja as etapas da implantação do SpinCare na prática: 

1. KickOff (começo): reunião inicial com a equipe de implantação e o cliente (você e sua equipe). Aqui ocorre a apresentação do time de implantação SpinCare e do cronograma do processo, há também a definição dos responsáveis específicos pela implantação do produto e a escolha do canal de comunicação a ser utilizado por você – seja para tirar dúvidas ou para informar sobre o andamento do projeto. Além disso, fazemos o alinhamento de expectativas e objetivos com a aquisição do software e apresentamos as agendas de treinamento necessárias à implantação, bem como as regras dos procedimentos para o resultado final.

2. Etapa cadastral: reunião para iniciar os cadastros, configurações, parametrizações e fazer o reconhecimento das regras de negócios da empresa home care.

3. Etapa migração de dados: etapa mais técnica do processo que consiste na importação dos dados mais volumosos para o sistema novo. No home care, as maiores tabelas são dos pacientes, profissionais, serviços, equipamentos, fornecedores e produtos (materiais, medicamentos, soluções e dietas). A importação dos dados economiza muito tempo do time de cadastros, que poderá dedicar-se às configurações de regras de negócio.

4. Etapa operacional: etapa de implantação dos fluxos relacionados ao paciente e aos profissionais de atendimento (escalas e prontuário), implantação dos fluxos da gestão de suprimentos, faturamento e financeiro. Compreende a fase de ajustar e testar todas as informações que refletem na eficiência operacional da organização.

5. Etapa de gestão: definição e apresentação dos relatórios e indicadores a serem utilizados para acompanhar o desempenho da empresa.

6. Etapa de “virada”: realização do projeto Piloto e formalização da implantação. No Teste Piloto, os usuários precisam mostrar para o fornecedor e principalmente para seus colegas de equipe que sabem usar o sistema e estão prontos para iniciar o uso do sistema novo.

7. Etapa de Repasse para o Suporte final: reunião para apresentação da equipe de suporte final que seguirá com os atendimentos ao cliente mesmo após o processo de implantação. 

Com o SpinCare a gestão do seu home care é automatizada de forma personalizada, com acompanhamento técnico durante toda a sua operação. 

Diferenciais da implantação do software SpinCare

No SpinCare sabemos que o sucesso da implantação ocorre através da colaboração e do atendimento personalizado. 

Cada um de nossos consumidores têm acesso a um procedimento de implantação de ponta a ponta, capaz de assessorá-lo desde o contato inicial com o comercial até a fase de suporte pós efetivação do software na realidade do negócio. 

Apostamos na escuta ativa, no mapeamento abrangente das dores dos clientes e na capacitação contínua como nossos principais diferenciais.

Levamos a sua realidade a sério, na ponta do lápis! Por isso, desejamos saber quais são os receios e as suas expectativas com a implementação da tecnologia. Queremos ser agentes de transformação nos resultados da organização, fazendo isso de forma ágil e eficiente.  

Durante o processo, convidamos o cliente a testar os recursos já apresentados, a fim de acelerarmos a adequação da ferramenta ao que a empresa precisa. Isso significa que você não precisa esperar toda a implantação para utilizar o SpinCare na prática.  

Além disso, os nossos especialistas são os responsáveis por alimentar a plataforma com todos os dados disponibilizados pelo cliente. Ou seja, o usuário do software não se preocupa com essa tarefa, não havendo onerosidade de tempo ou a necessidade de um colaborador do home care à disposição, basta que as planilhas e relatórios sejam repassados. 

Por fim, após a implantação do SpinCate, todos os clientes são acompanhados por uma equipe de suporte específica, a qual acompanhará a empresa de forma vitalícia. Isso garante que qualquer intercorrência com o uso da plataforma seja sanada e que as atualizações da ferramenta e da tecnologia se deem de forma consistente.  

 Qual a importância do fator colaboração para a implantação de um software de gestão no home care?

Como dissemos anteriormente, todo SaaS depende da implantação para cumprir o seu propósito. Por sua vez, a implantação só é bem realizada quando a empresa home care contribui ativamente para a instalação da ferramenta no dia a dia do negócio. 

Somente os colaboradores e gestores de um negócio home care sabem as dores exatas das operações da empresa, o que precisa ser otimizado, quais processos da cadeia de recebíveis apresentam falha, quais são as maiores demandas dos pacientes, etc. 

Portanto, é evidente observar a essencialidade da colaboração entre agentes fornecedores da tecnologia e dos profissionais do home care.

Nessa perspectiva, os gestores de home care apresentam uma compreensão profunda das exigências específicas do setor e das nuances das práticas de cuidado em ambiente domiciliar. 

Ao colaborar estreitamente com os fornecedores de SaaS, esses profissionais asseguram ainda que o software seja adaptado de maneira precisa para atender aos desafios únicos do segmento. Há uma otimização de processos, melhoria da eficiência operacional e aprimoramento da qualidade dos serviços prestados.

O trabalho conjunto também é imprescindível para uma implementação de software bem-sucedida, visto que a troca contínua de informações entre os gestores de home care e os fornecedores de SaaS permite a personalização do produto, bem como o seu compromisso com atualizações tecnológicas. 

Por fim, a cooperação facilita a identificação de possíveis obstáculos durante a implantação, possibilitando ajustes em tempo real para garantir uma transição suave. 

Responsabilidades dos agentes envolvidos na implantação do SpinCare

Como dissemos, a colaboração é essencial para que um software seja bem implantado e ela só é efetivada quando todos os envolvidos no processo compreendem as suas responsabilidades no processo. 

Abaixo, dividimos didaticamente a importância tanto do cliente quanto do time do SpinCare para um resultado proveitoso e otimizado. Confira: 

• Responsabilidades do Cliente:
• Selecionar bem o time responsável pela implantação do software

Designar profissionais do seu time como responsáveis por participar de toda a etapa da implantação é essencial para que o processo dê certo.

Elas devem acompanhar todas as fases do processo com atenção e disposição para corrigir qualquer problema com velocidade. Por isso, pense em colaboradores engajados com o propósito da empresa e que não estejam sobrecarregados com outros projetos. 

• Checar as habilidades do multiplicador da tecnologia na empresa

Assim como os profissionais que acompanham a implantação do software devem reunir características específicas, como disposição e disponibilidade, os sujeitos que irão assumir a tarefa de multiplicar a tecnologia dentro do home care também precisam de alguns atributos especiais. 

A partir da implantação de um novo ou até primeiro software, os processos de trabalho mudam. Por isso, o multiplicador do projeto no ambiente corporativo deve garantir que todos se adaptem às alterações de forma natural e fluida.

Assim, é necessário que os escolhidos para essa atividade detenham habilidade comunicacionais, estejam abertos a sanar dúvidas e a materializar a inovação no dia a dia dos demais colaboradores.

• Ter disponibilidade para inovar e foco no resultado

Implementar um software de gestão no home care demanda que todos os profissionais, nas diversas etapas da cadeia de recebíveis, estejam abertos e sejam adaptáveis ao novo formato. 

Os usuários do sistema são aqueles que fazem de fato o software funcionar e que podem assegurar que ele entregue por completo o que tem a oferecer. 

Caso não seja bem recebido, encontrando barreiras para efetivação da inovação, o software cai em desuso e você, como cliente, perde seu investimento e não alcança os resultados propostos.

Dessa forma, é essencial que ao contratar um software a equipe esteja disposta a inovar, mudar e a orientar os seus processo para resultado. 

1. 1. Responsabilidades do SpinCare:
      

• Corrigir defeitos e adotar procedimentos ágeis para tratá-los

A etapa de implantação também tem o objetivo de identificar erros, bugs ou problemas antes da oficialização do software no dia a dia do negócio. 

Por isso, uma das responsabilidades do SpinCare, que se estende para além dessa etapa, é atuar focado na resolução e tratativa ágeis para cada demanda de incongruência e inconsistência encontradas no sistema. Há sempre um especialista a postos para executar a correção. 

• Avaliar e implementar pedidos e sugestões de melhorias e/ou novas funcionalidades

Um dos grandes diferenciais do SpinCare está relacionado a uma das responsabilidades do nosso time.

Por aqui encaramos o estudo das sugestões de melhorias e novas funcionalidades dadas pelos clientes como um procedimento sério. Estamos sempre abertos a indicações e novas ideias, principalmente, por termos o selo de inovação do Grupo Pulsati. 

Através de associação garantimos para cada contrato a disponibilidade de um time técnico, com especialistas e programadores para desenvolverem novas funções e recursos para o software. 

Ou seja, estamos sempre à frente do mercado, com entregas colaborativas, em uma dinâmica de parceria e cocriação com o que os clientes podem indicar como demanda, ideia ou sugestão. 

• Consultar o Comitê de Saúde ligado ao software

O SpinCare conta com um comitê formado por profissionais da saúde (um médico e duas enfermeiras), que, por conhecerem o dia a dia, as dificuldades e necessidades dessas profissões, auxiliam diretamente  a equipe desenvolvedora do software a criar funcionalidades que sejam de fato necessárias para um home care. 

Por isso, em nossos contatos, reuniões e trocas de informações, o Comitê participa como ouvinte, para entender com profundidade o  que o corpo clínico dos clientes apresenta como questão. 

A partir disso, o acesso à informação se torna completo. O enfermeiro do home care, por exemplo, conversa diretamente com o enfermeiro do time da SpinCare para que os recursos do software contemplem a realidade do contratante. 

• Assegurar uma comunicação clara e constante com o cliente

Outro compromisso importante do SpinCare é manter um canal de comunicação transparente e ativo com cada um de seus clientes. 

Para isso, adotamos uma postura proativa de divulgação das novas versões do software, além das suas melhorias, através de informes mensais, fora do horário comercial. 

O cliente tem à sua disposição comunicados sobre as mudanças e melhorias que realizamos, de maneira sistemática e objetiva. Nada passa despercebido.

Quando cliente e SpinCare assumem e seguem suas responsabilidades colaborativamente, a etapa de implantação é um sucesso, resultando posteriormente em otimização em larga escala dos processos da empresa home care. 

SpinCare – software que já nasceu especialista em tecnologia, gestão e em atendimento humanizado. 

Ficou com alguma dúvida sobre o nosso processo de implantação? Entre em contato conosco! 

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