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Saiba como evitar as temidas glosas médicas

Se você chegou a este conteúdo é porque compreende que as glosas médicas representam um verdadeiro risco à sustentabilidade financeira de empresas home care, certo?

Caracterizadas pelo atraso ou não pagamento, por parte das operadoras de saúde, de procedimentos diversos, como atendimentos, exames, internações, medicamentos, e afins, elas são capazes de refletir negativamente não só no planejamento de finanças das organizações, como na operação das equipes, as quais passam a refazer trabalhos e correções desnecessárias.

As glosas médicas podem ser definidas como  lineares, administrativas ou técnicas, sendo que para cada uma delas há um nível maior ou menor de dificuldade para sua resolução.

Independente do tipo, glosas médicas são um tópico sensível e indesejável para todo negócio que quer se manter ativo no mercado. Afinal, sem pagamentos há também a chance até de falência da sua organização.

Para que a sua empresa home care não sofra com esses riscos, separamos algumas dicas práticas para você evitar as glosas médicas. Continue conosco.

O que é glosa médica?

Como dissemos anteriormente, o termo glosas médicas define o atraso ou não pagamento de procedimentos de saúde que, na maior parte das vezes, é realizado por convênios e suas operadoras de saúde.

A inadimplência pode ocorrer por diversos motivos, desde erro cadastral em relação aos dados das operadoras e dos pedidos médicos, falhas na emissão ou requerimento das guias, até pela negativa à realização de determinados procedimentos.

Mesmo nesses diferentes contextos, a verdade é que as glosas médicas ocorrem, sobretudo, por erros humanos, que acarretam prejuízos bastante significativos: financeiros, de tempo, retrabalho, “desotimização” de processos e etapas, além da instabilidade na gestão.

5 Dicas para evitar as glosas médicas

Evitar as glosas médicas é uma tarefa essencial para qualquer empresa home care. Quanto menores as incidências dos não pagamentos de procedimentos de saúde, mais saúde financeira a organização tem e melhor é o desenvolvimento de sua gestão.

A redução das glosas, além de refletir em benefícios financeiros, indica que a empresa tem maturidade para elaborar e executar processos internos e de relacionamento com as operadoras de saúde, convênios, pacientes e familiares e colaboradores.

Se para a sua empresa home care essa ainda é uma preocupação, separamos 5 dicas que podem auxiliar a diminuir ou evitar as temidas glosas médicas.

1) Use os dados a seu favor

A principal glosa médica, administrativa, ocorre por erros cadastrais – dados incompletos ou incorretos, por exemplo.

Embora esse tipo de “não pagamento” seja fácil de resolver, impacta negativamente todos os campos que mencionamos acima.

Dessa forma, garantir que os dados dos pacientes, convênios e operadoras de saúde estejam em conformidade é a principal dica para evitar as glosas médicas.

Assegure que as informações sejam documentadas corretamente e que os dados, desde conteúdos coletados no primeiro atendimento ao paciente, até o momento do faturamento dos serviços, estejam corretos.

Assim, não será necessário correr atrás do prejuízo e consertar alguma falha aqui ou ali. É importante lembrar que cada operadora possui regras específicas. Por isso, cadastrar os dados e conferi-los requer um planejamento bem estruturado e cuidadoso.

2) Adote um sistema de auditorias recorrentes

As glosas médicas consideradas “técnicas” já demandam naturalmente a avaliação de um auditor técnico para compreender sua sustentação e como contornar o desafio.

Entretanto, é importante que essa seja uma prática preventiva e não de “contorno” para todas as glosas médicas. Todas podem ser evitadas se, nos planos de ação do seu negócio, estiverem incluídas auditorias recorrentes capazes de identificar onde as falhas ocorrem, com qual frequência e os principais motivos.

Portanto, as auditorias internas ficam responsáveis por determinar a incidência desses “não pagamentos”, bem como suas principais características, tendo como resultado a possibilidade de ações para corrigir os pontos fracos do processo de gestão ou potencializar os fortes.

3) Invista em tecnologia!

Uma vez que grande parte ocorre por falhas humanas, parece um pouco óbvio dizer que evitar glosas médicas depende do investimento em tecnologia, certo?

Ainda assim, precisamos destacar a implementação de softwares de gestão nas empresas home care. A partir dessa prática há automação da maior parte dos processos e etapas internas das organizações, integrando departamentos, atividades dos colaboradores envolvidos, os próprios dados mencionados no item 1 e ações administrativas.

A digitalização dessas atividades contribui com:

  • Exclusão da necessidade de inserções cadastrais manuais, reduzindo o risco de erros e incompletudes;

  • Implementação, em alguns casos, de uma rotina de cobrança antecipada os convênios acerca dos procedimentos realizados;

  • Conferência do que está contido nos planos de saúde dos pacientes e quais são as suas demandas na empresa home care;

  • Automação da recorrência de cobranças e procedimentos, ou seja, se um faturamento ocorre da mesma forma todos os meses a tecnologia pode atuar replicando esse cenário para o próximo período.

Enfim, utilizar a tecnologia é uma ótima forma de evitar as glosas

4) Capacite colaboradores e equipe sobre a importância de se evitar glosas médicas

Garantir que os colaboradores da sua empresa home care compreendam a extensão dos danos das glosas médicas pode ser uma forma de evitá-las.

Conscientes do prejuízo que um mau cadastro ou displicência em relação às emissões de guias e pedidos de medicamentos, os funcionários podem adotar medidas mais cautelosas para cadastrar os dados do paciente e de seu plano de saúde.

Além disso, é importante que a equipe saiba utilizar os sistemas de gestão para que,cada um em sua etapa, consiga preencher e dar prosseguimento aos passos eletrônicos de forma segura e responsável.

Por isso, é imprescindível assegurar que a equipe esteja alinhada e tenha conhecimento dos processos da empresa.

5) Faça um estudo da ocorrência das glosas médicas e as mensure!

As glosas médicas deixam pistas do porquê ocorrem! Por isso, parte fundamental das estratégias para evitar esse tipo de estorvo é analisar o histórico do “não pagamento”.

Escolha um período de análise, cheque quais foram as explicações para os débitos, documente e, posteriormente, analise os seus indicadores.

Essa é uma tarefa árdua quando realizada de forma analógica, pois demanda que você ou seu time verifique ocorrência por ocorrência, planilhe as informações coletadas e depois observe o cenário apresentado.

Entretanto, a atividade pode ganhar outros contornos quando associada ao auxílio da tecnologia.

Isso nos leva à principal dica para evitar glosas médicas: invista no melhor software de gestão de saúde para empresas home care, capaz de executar a gestão financeira, de escalas, de cadeia de suprimentos e muito mais. Iremos falar desta solução logo abaixo, confira!

Como evitar glosas investindo no SpinCare – o mais completo software de gestão de saúde do mercado.

No item 3 falamos da importância da sua empresa home care se associar à tecnologia de alto desempenho, lembra?

O SpinCare é o software de gestão home care mais completo do mercado, possuindo um sistema em nuvem integrado a um aplicativo para profissionais e familiares, que reflete em informações em tempo real e na otimização de processos em todos os âmbitos do negócio.

Seja na parte administrativa ou na de relacionamento com o cliente, o SpinCare é a solução que melhor atende às demandas de pacientes e famílias que têm prescrição médica para o tratamento domiciliar.

Para evitar as glosas o SpinCare atua de maneira preventiva, com diferentes funcionalidades que irão se conectar para cumprir o objetivo de driblar esse problema, tais como:

  • Avaliações Estruturadas – cálculo automático das respostas de formulários de avaliações social, ambiental e clínica, facilitando a elegibilidade do paciente para atendimento em home care e também a realização do orçamento e metas terapêuticas;

  • Cálculo instantâneo da margem de contribuição de cada item do orçamento, bem como do orçamento total/completo, garantindo a sua rentabilidade com bloqueios e regras de descontos diferentes para cada usuário do sistema SpinCare;

  • Orçamentos rápidos usando todas as regras do contrato com o convênio, família ou parceiro, com a facilidade de usar pacotes, kits e regras de lançamento automáticas relacionadas a produtos, serviços e/ou equipamentos;

  • Gerenciamento em uma única tela de todas as etapas das captações e implantações em andamento ao mesmo tempo;

  • Possibilidade de definir quais etapas você  quer gerenciar com o SpinCare mostrando a situação de cada uma delas de maneira simples e didática;

  • Avaliação dos indicadores de tempo de cada fase, aumentando a sua eficiência;

  • Avaliações clínicas completas que descrevem a complexidade do paciente, todos os recursos necessários para a implantação do mesmo e, principalmente, definir a meta terapêutica;

  • Painel de controle do paciente em uma só tela que permite o acompanhamento de indicadores e sua performance em tempo real;

  • Gestão de pendências da captação – Para garantir a implantação do paciente com mais segurança e eficiência, o sistema SpinCare mostra no painel do paciente a situação das pendências identificadas no processo de captação e todos os tipos de avaliações, com ou sem fotos, como você preferir;

  • Faturamento Particular – Melhore a relação com a família cobrando os familiares conforme acordado entre eles, já que a conta de um paciente pode ser faturada para múltiplos responsáveis;

  • Automação do processo de faturamento da conta particular complementar para os itens que o convênio não cobre;

  • Faturamento Convênios – Tenha os valores de cobrança atualizados automaticamente através da importação das tabelas próprias dos convênios ou ainda das tabelas eletrônicas de mercado como Simpro e Brasíndice;

  • Emissão das contas no padrão TISS e envie o XML para seus convênios credenciados;

  • Possibilidade de negociar melhor os seus orçamentos, pacotes e reajustes com os indicadores e relatórios deste módulo;

  • Pacientes Judicializados – Identifique e seja alertado em diversos lugares do sistema quando o paciente for internado por ordem judicial;

  • Alertas de Prorrogações – Ganhe tempo e evite transtornos realizando as prorrogações no tempo certo;

  • Relatórios clínicos e administrativos integrados.

Além dos benefícios acima, o SpinCare ainda guarda outras tantas funcionalidades que identificam os tempos vigentes das autorizações no painel do paciente, permitindo uma ação proativa nas autorizações prestes a vencer.

Você pode conferir todas as funcionalidades que o SpinCare oferece sobre faturamento e outras etapas da gestão da sua empresa home care aqui.

Ou seja, para evitar as glosas não basta investir em tecnologia, é preciso escolher a ferramenta ou solução que melhor atende o segmento e a sua empresa atualmente.

O SpinCare facilita a vida dos colaboradores e, principalmente, dos pacientes – assegurando a redução de glosas, processos otimizados, atendimento seguro e uma empresa com mais maturidade de gestão.

Solicite uma proposta personalizada e entenda como o SpinCare irá reduzir as glosas médicas da sua organização.

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